Privacyverklaring

Jouw privacy is belangrijk voor VeldMark en in deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens wij verzamelen wanneer je een contactformulier invult of je bij VeldMark inschrijft; waarom we deze gegevens nodig hebben en hoe we deze gebruiken.

 

Contactformulieren en bedrijfsgegevens

Bij het invullen van je contactgegevens voor een informatieaanvraag in het contactformulier nemen we contact met je op per mail of telefoon. Als hier geen vervolg op komt doen we niets met je contactgegevens, maar deze gegevens worden wel bewaard voor toekomstige referenties. Bijvoorbeeld als we enige tijd later hetzelfde verzoek nog een keer ontvangen van jou of een collega, dan wordt het originele verzoek nog een keer geraadpleegd. Bij een daadwerkelijk vervolg (bijvoorbeeld de uitvoering van een opdracht) worden de contactgegevens verwerkt in ons klantenbestand. Je kan altijd de bewaarde gegevens opvragen en laten verwijderen door te mailen naar office@veldmark.nl

Medewerkers en nieuwe aanmeldingen

We hechten veel waarde aan de bescherming, vertrouwelijkheid en integriteit van jouw persoonsgegevens. Om je privacy te waarborgen verzamelen we je gegevens in 2 stappen. In het eerste sollicitatieformulier vul je je contactgegevens en motivatie in en op basis daarvan nodigen we je wel of niet uit voor een kennismakingsgesprek. Als we je niet uitnodigen doen we niets met je contactgegevens, maar worden deze gegevens wel bewaard voor toekomstige referenties. Als je bent aangenomen bij VeldMark, vragen we je om extra persoonsgegevens aan te leveren (digitaal of hardcopy) en deze gegevens worden digitaal verwerkt in onze database. Papieren met persoonsgegevens en identiteitsbewijzen worden na verwerking vernietigd en digitale kopieën worden veilig opgeslagen. We gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend om je account te beheren, om je te informeren over openstaande diensten (werk) en evenementen, en voor loonadministratie. Bij het aanleveren van je persoonlijke gegevens verleen je hiertoe toestemming.

Welke persoonsgegevens worden verzameld?

We hebben bepaalde persoonsgegevens nodig om je te informeren over onze planning, openstaande diensten en je informatie te sturen over het werk waarvoor je je hebt aangemeld. Deze gegevens heb je aangeleverd door het sollicitatieformulier en het inschrijvingsformulier (digitaal of hard copy) in te vullen. Daarnaast ontvangen we bepaalde persoonsgegevens indirect via jouw apparaten, door de interactie met onze diensten (o.a. via cookies en het aan- en afmelden op werklocatie). Hierdoor kunnen we onze diensten personaliseren en verbeteren.
Wanneer je je inschrijft en aanmeldt bij VeldMark, verwerken we de volgende gegevens:

  • Voor- en achternaam en initialen
  • E-mailadres
  • Mobiele nummer
  • Woonadres
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • BSN
  • IBAN
  • Kopie paspoort of identiteitskaart
  • Soort studie en start- en einddatum
  • Bezit van rijbewijs en/of OV-kaart
  • Kledingmaat, schoenmaat en lengte
  • Facebook, LinkedIn, Instagram: persoonlijke URL (indien van toepassing: je hebt de keus dit in te vullen)
  • Je locatiegegevens
  • IP-adres
  • Telefoon-ID

Derde Partijen
We leveren hiervan alleen de wettelijk verplichte persoonsgegevens aan derde partijen waarmee wij samenwerken. Het gaat hier met name om het externe salariskantoor VDGC Accountants en belastingadviseurs, gevestigd te Zeist. Overige partijen die jouw gegevens wettelijk mogen opvragen bij ons, zijn gerechtsdeurwaarders, overheids- en politiediensten.

Cookies en soortgelijke technologie
Bij gebruik van onze online diensten verzamelen we gegevens via cookies. Cookies zijn tekstbestanden die op je apparaat worden geplaatst om standaard internet inlog-informatie en informatie over bezoekersgedrag te verzamelen en te analyseren. We registreren jouw interactie met onze database en website om onze content en diensten goed te laten functioneren. Je kunt je cookievoorkeuren altijd zelf via je browser-instellingen beheren.

Google Analytics
Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze online dienst gebruiken. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarin staan strikte afspraken te maken over wat zij mogen bijhouden. Wij staan Google toe de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Na 26 maanden wordt de data automatisch verwijderd.

Apparaat en locatie
Bij de eerste keer aanmelden op de werklocatie word je gevraagd om de locatiebepaling/GPS aan te zetten. Bij het activeren van deze functie in jouw mobiele telefoon en app-instellingen, ontvangen we gegevens over jouw locatie. We gebruiken deze informatie om jouw aanwezigheid te verifiëren en te delen met de opdrachtgever van de actie waarvoor je op dat moment werkt. Met behulp van deze informatie kunnen wij ook je actuele werktijden vaststellen en gebruiken bij de urencontrole van je urendeclaratie.

Hoe gebruiken we jouw persoonsgegevens?

We gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, en waar van toepassing, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. We gebruiken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Communicatie
We gebruiken jouw gegevens om in verband met onze dienstverlening met je te communiceren via e-mail, sms-berichten en WhatsApp. Zo ontvang je van ons de openstaande planning, informatie, instructies en namen en telefoonnummers van je teamleden, waarmee je samen werkt. Jouw teamleden ontvangen ook jouw naam en telefoonnummer voor de campagnes waarop jullie samenwerken. Ook word je benaderd na afloop van een gewerkte dienst voor een evaluatie van de werkdag. Daarnaast zal je van ons ook informatie en documenten ontvangen met betrekking tot je dienstverband bij VeldMark.

Marketing
We willen je graag via e-mail, WhatsApp, sms en social media op de hoogte houden van onze promotiecampagnes en evenementen (voor zover je hiervoor toestemming hebt verleend). Je hebt het recht om je te allen tijde af te melden voor deze informatievoorziening door telefonisch of per mail contact op te nemen met VeldMark.

Wettelijke verplichtingen
We zullen jouw informatie verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld het bijhouden van de loonadministratie, boekhouding of om te voldoen aan legitieme verzoeken van bevoegde autoriteiten (bijvoorbeeld politie/justitie/belastingdienst).

Uitvoering van algemene bedrijfsprocessen
Om onze bedrijfsactiviteiten te kunnen uitvoeren, gebruiken we jouw persoonsgegevens voor algemene bedrijfsprocessen. We verwerken je gegevens bijvoorbeeld voor archiveringsdoeleinden, arbeidsovereenkomsten en andere administratieve doeleinden.

Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

We delen jouw persoonsgegevens met derden. Dit zijn partijen zoals het salarisadministratiekantoor en de hosting providers van onze website en database. We delen jouw gegevens:

  • Voor zover nodig om onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om het met jou kunnen communiceren in verband met onze diensten en arbeidsafspraken en je toegang te verlenen tot je account, de urenrapportage, declaraties, de aanmeldfunctie, persoonlijke urenoverzichten, e.d.
  • In gevallen waarin je ons uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven om dit te doen.
  • Als wij daartoe rechtmatig worden verzocht in het kader van rechtshandhaving, bijvoorbeeld voor onderzoek naar betalingsachterstanden.
  • Om in voorkomend geval onze overeenkomst met jou te handhaven. Wanneer je na een gerechtelijk bevel gesommeerd wordt tot betaling, kunnen we jouw informatie met een incassobureau delen.
  • Om onze rechten naar derden toe af te dwingen of onszelf te verdedigen tegen vorderingen of beweringen van derden.
  • Om de veiligheid, integriteit en bescherming van onze diensten te waarborgen.

Het delen van gegevens door VeldMark B.V. vindt uitsluitend plaats ten behoeve van onze bedrijfsactiviteiten, onze dienstverlening aan jou en zoals omschreven in deze privacyverklaring.

Waar worden jouw persoonsgegevens verwerkt?

Voor hosting en onderhoud worden je persoonsgegevens opgeslagen bij verschillende providers. Jouw persoonsgegevens worden hoofdzakelijk verwerkt door VeldMark. De secundaire verwerking gebeurt bij een extern salariskantoor en je salarisgegevens zijn daarnaast ook online inzichtelijk via Werknemerloket met je persoonlijke account en met het administratoraccount van VeldMark.
Voor zover wij persoonsgegevens doorgeven, zien wij erop toe dat dit uitsluitend gebeurt naar die organisaties die een passende bescherming van jouw gegevens en rechten waarborgen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), of indien dit anderszins is toegestaan onder de AVG.
Als je meer informatie wilt ontvangen hierover, neem dan contact op met ons.

Beveiliging

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij zorgen dat je gegevens bij ons goed beveiligd zijn. Bij nieuwe ontwikkelingen en vereisten zullen we de beveiliging hierop aanpassen. Zo maken onze website, database en mobiele applicatie gebruik van een beveiligde verbinding via de Secure Socket Layer-technologie (SSL), herkenbaar aan het slotje in je browser. Ook maken wij gebruik van backups op externe locaties. Deze externe locaties zijn alleen bereikbaar voor onze medewerkers met administratorrechten en maken gebruik van een goede beveiliging met veilige login-methoden door middel van dubbele identificaties.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens uitsluitend zo lang deze nodig zijn voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt en/of zolang dit wettelijk is vereist.
Je persoonsgegevens hebben direct betrekking op de loonadministratie en hierbij is wettelijk vereist dat wij deze gegevens gedurende 7 jaar na het beëindigen van je laatste oproepovereenkomst bewaren.
Indien je jouw account wilt opzeggen, vragen we je contact met ons op te nemen per mail. Na opzegging verwijderen we jouw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging, maar met uitzondering van de informatie die we wettelijk verplicht zijn te bewaren. Wij zijn bijvoorbeeld wettelijk verplicht gegevens zoals loonstroken en jaaropgaven gedurende zeven jaar te bewaren.

Toegang tot en beheer van jouw persoonsgegevens

Via jouw persoonlijke account kun je een deel van je persoonlijke gegevens rechtstreeks inzien en een deel van deze gegevens kun je zelf beheren. Als je bepaalde persoonsgegevens niet zelf kunt inzien, corrigeren of wissen, als je een kopie van jouw persoonsgegevens wilt of als je een verzoek voor de beperking van verwerkingen wilt indienen, dan kun je je verzoek of wijziging mailen naar office@veldmark.nl.

Wettelijke grondslag voor gegevensverwerking

We verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend wanneer wij hiervoor een wettelijke grondslag hebben. De volgende grondslagen zijn van toepassing:

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van je arbeidsovereenkomst;
  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, bijvoorbeeld I) voor het kunnen uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten; II) ten behoeve van bepaalde vormen van direct marketing; III) ter archivering van informatie over jouw account zodat je dit op een later tijdstip kunt heractiveren; IV) om fraude of misbruik van onze diensten op te sporen of te voorkomen; of V) ten behoeve van de beveiliging van ons netwerk en systemen;
  • De verwerking is noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen, zoals de bewaarplicht voor administratieve gegevens of om bepaalde informatie na een gerechtelijk of politiebevel te delen voor beslaglegging of strafrechtelijk onderzoek;
  • Wanneer de bewerking berust op toestemming, heb je te allen tijde het recht om jouw toestemming in te trekken. In dat geval zullen we de betreffende verwerking van jouw gegevens beëindigen. Het intrekken van de toestemming verandert de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking daarvan niet.

Indien je vragen hebt over de wijze waarop we jouw persoonsgegevens gebruiken, kun je contact opnemen met VeldMark. Je kunt ook je vraag mailen naar office@veldmark.nl.
Indien je het gevoel hebt dat een probleem niet afdoende is geadresseerd, heb je ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verantwoordelijke entiteit

VeldMark B.V. is gevestigd te Zeist, Laan van Vollenhove 3225, 3706 AR, en geregistreerd bij het Handelsregister onder nummer 30155451.
VeldMark BV is telefonisch bereikbaar op 030-6994828. Mail kan gestuurd worden naar office@veldmark.nl of vul het contactformulier in via onze website.